لا يخفى على الجميع ما للتوثيق من أهمية كبرى في استمرار النشاط ، وتطويره
، إذ أن الوثائق سواء كانت مرئية أو مسموعة أو مقروءة لها دورها البناء
سواء في استكشاف العيوب أو استقطاب الأفكار ، أو على الأقل ... محاكاة
الجهد .
ونحن كأمة لها تاريخها وحضارتها ، لم نكن لنتعرف على تلك الحضارة وذلك
التاريخ لولا التوثيق الذي ظهر منذ بداية القرن الثالث الهجري وحتى عصرنا
الحاضر .
إذن فالتوثيق هو جزء من كيان كبير ناقل لثقافة أمه ، وحضارة جيل ، وجهد
شعب ، وطاقة شباب بنوا تلك الأمة على سواعدهم فبهم تقوم وبهم تضمحل ..
وحديثنا هنا عن توثيق النشاط الطلابي والأنشطة الطلابية .
ولكي نختصر الوقت والجهد سنتحدث في هذه الجلسة عن النقاط التالية المتعلقة بالتوثيق :
- الوسائل المستخدمة في توثيق برامج النشاط .
- أنواع التقارير المستخدمة لاستخراج الوثائق .
- كيفية الاستفادة من التقارير وطرق حفظها وحمايتها .
- وسنضمن ذلك كله ( استخدام التقنية الحديثة في التوثيق ) .
أولا : الوسائل المستخدمة في توثيق برامج النشاط
يتوفر العديد من الوسائل التقليدية والتقنية لتوثيق برامج النشاط ، ولا
نريد أن نكون أكثر عمقا لأشياء مفهومة فنذكر القلم والورق من ضمن تلك
الوسائل !! لأنها مما يعرف بالبديهة لكننا سنتكلم عن عدد من الوسائل التي
يمكن لرائد النشاط التوثيق من خلالها :
- كاميرا التصوير الفوتوغرافي : وهي تعتبر من أهم الوسائل لتوثيق برامج
النشاط ورصده ، وعند اختيارك للكاميرا الفوتوغرافية يجب أن تحمل عددا من
المميزات مثل : تكوين فلاش الصورة أتوماتيكيا ، لف الفيلم أوتوماتيكيا ،
أن تدعم أفلام السلايدات إضافة إلى الأفلام الضوئية ، وقد لا تحتاج إلى
أكثر من تلك المميزات إذا لم تكن محترفا وبالفعل فإن ما يزيد على تلك
المميزات قد يكون باهض الثمن .
- كاميرا تصوير الفيديو : ويجب عليك عند اختيار كاميرا فيديو أن تتأكد من
الأمور التالية : أن تحتوي على مقاوم للاهتزاز ، أن تحتوي على قدرة تقريب
مناسبة ، أن تحتوي على بطارية غاز قابلة للتشغيل لمدة أربع ساعات متواصلة
على الأقل ، أن تكون خفيفة الحمل والنقل ، أن تكون مدمجة مع عدسة تنقية
أوتوماتيكية وليس يدوية ، أن تدعم نظام هاي فاي ستريو ، أن يوجد بها مأخذ
لمقبس الميكرفون . وقد لا تحتاج لأكثر من ذلك . وللمعلومية فإن الكاميرات
التي تدعم النظام DGS هي الأروع على الإطلاق وذلك لأنه يمكنك من خلالها
عمل مونتاج ودبلجة بواسطة الكمبيوتر باستخدام برامج خاصة موصولة بها ،
فإذا كان وضع مدرستك المالي يسمح بهذا الأمر فننصحك بشرائها .
- كاميرا تصوير رقمي DEGTAL CAMERA : وهي تعتبر من الوسائل التقنية
الحديثة ، وهي رائعة جدا في توثيق الأعمال المتحركة واختيار اللقطة
المناسبة لطباعتها بعد عرضها على الشاشة ، وعند رغبتك في شراء هذه
الكاميرا يجب أن تتأكد من وجود ذاكرة داخلية ممتدة لا تقل عن 8 ميجابايت ،
وعدسة أتوماتيكية للتنقية وأخرى داخلية للتقريب ، ويجب أن تكون دقة العرض
لا تقل عن 600*800 نقطة في كل بوصة .
- الماسح الضوئي SCANNER : وهو جهاز يتم توصيله بجهاز الكمبيوتر ليتم
إدخال الصور التماثلية إلى جهاز الحاسب الآلي . وعند اختيارك لهذا الجهاز
يجب أن يدعم المسح بنقاوة لا تقل عن 1200 نقطة في البوصة ، ويجب أن يدعم
على الأقل 256 لونا ، ويجب أن يكون بحجم صفحة A4 على الأقل .
- جهاز الكمبيوتر PC : وهو عنصر أساسي لحفظ جميع الوثائق المذكورة ، وعند
شراءك لجهاز كمبيوتر ننصحك باستشارة أصحاب الخبرة في اختيار الجهاز
المناسب لطبيعة عملك ، ولكنني أنصحك بشدة بأن يكون في جهاز الكمبيوتر لديك
كرت إدخال وإخراج للفيديو مستقل تماما عن كرت الشاشة .
- النماذج المجهزة للتعبئة : وهي تولد لك جزءا من الوسائل المستخدمة
لتوثيق النشاط ، وقد وضعت لك في مؤخرة هذه الأوراق بعض النماذج للاطلاع
عليها .
- جهاز مسجل صوتي : وهو يكون عنصرا هاما في ربط كثير من التقارير المرئية
بالصوت ، ويجب أن يحتوي جهاز التسجيل على نظامين تماثليين ، أو نظام رقمي
وآخر تماثلي ، كما يجب أن يحتوي على فتحة للميكرفون ، إضافة إلى ميزة
تنقية الهواء وإضافة الصدى وبعض المؤثرات الصوتية .
- جهاز الفيديو : وهو غالبا ما يكون متوفرا لدى جميع المدارس ، ولكن إذا
لم يكن متوفرا لديك جهاز الفيديو مسبقا فننصحك بشراء فيديو يدعم نظام DGS
ويوجد به منفذين للإدخال ومنفذين للإخراج إضافة إلى منفذ للكمبيوتر وآخر
للميكرفون ، ويعمل بأربعة رؤوس على الأقل .
- جهاز التلفزيون : وهو وسيلة مهمة لإاج وعرض جميع التقارير المرئية ،
وإذا لم يكن في مدرستك جهاز تلفاز ورغبت في الشراء فننصحك بشراء تلفاز
يدعم نظام DGS حتى يتوافق الصوت مع الصورة بنقاوة عالية جدا ، وحتى تتمكن
من إخراج وثائقك المرئية من خلال جهاز الكمبيوتر على شاشة التلفزيون .
- الطابعة : وهي عنصر فعال لاستخراج التقارير المقروءة ، وهنا ننصحك بعدم
استخدام الطابعات الملونة لأن حبرها معرض للزوال بعد سنوات وربما أشهر ،
بينما طابعة الليزر يتمتع حبرها ببقاء بعيد المدى ، لذلك فإنه لا يعتبر في
الشهادات الرسمية والوثائق الدولية طباعة الوثائق بالطابعات الحبرية ،
لذلك فطابعة الليزر هي أفضل طابعة لضمان بقاء أوراقك سليمة حتى بعد تعرضها
للماء أو الشمس أو أي من عوامل التعرية .
ثانيا : أنواع التقارير المستخدمة لاستخراج الوثائق .
ويمكننا باختصار أن نقسم التقارير إلى ثلاثة أقسام هي :
- التقارير المرئية .
- التقارير المسموعة .
- التقارير المكتوبة .
- أن يكون التقرير مرتبا ومنظما ولا يحتوي على الكثير من الخطوط والزخارف إذ أنه يفقد جانب الرسمية عند ذلك .
- يجب أن يكون التقرير مرتبا وليس عشوائيا ، بمعنى رتب التقرير حسب البرامج ، أو حسب الزمن ، أو حسب مجالات النشاط .
- يجب أن يكون التقرير موضوعيا أكثر من كونه مقاليا ، فيحتوي على نقاط
معروفة ومحددة بعيدا عن التعبير الفلسفي ، وطرح الأهداف المنهجية التي لا
تمت للتقرير بصلة .
- يجب أن يحتوي التقرير على صور فوتوغرافية ، وصور زنكوغرافية .
- يجب أن تكون عناصر التقرير موثقة بالتاريخ واليوم ، وتكون بعيدا عن العشوائية والتوقعات .
- يجب أن تكون صفحات التقرير مرقمة آليا ويبدأ الترقيم بالرقم 1 ابتداء من
الصفحة التي بعد الغلاف مباشرة بما في ذلك صفحات العناوين .
- يجب تنظيم هيئة التقرير بتقسيمها إلى بنود رئيسية وفرعية ، وبنود داخلية وشرحها شرحا وافيا .
- يجب أن تكون التعليقات المتضمنة لفقرات التقرير في حواشي سفلية ولا تضمن
داخل التقرير ، حتى لا يتشتت الذهن في متابعة التقرير المطروح .
- يجب أن يضمن التقرير شكر وثناء لكل من ساهم في تنمية برامج النشاط في
ذلك العام وذلك من باب قوله صلى الله عليه وسلم : ( لا يشكر الله من لا
يشكر الناس ) .
ثالثا : كيفية الاستفادة من التقارير وطرق حفظها وحمايتها .
لا شك أن التقرير يعتبر وثيقة هامة جدا ينبغي الحرص على الاستفادة منها ،
ولا يتم ذلك إلا بعد حفظها حفظا جيدا ، حتى يمكن الرجوع إليها والاطلاع
على محتوياتها ، ولا شك أن حفظها في ارشيف ورقي يعتبر هو الطريقة
التقليدية الأكثر شيوعا ، إلا أنها الأكثر تلفا كذلك . فلذلك كان من
الواجب علينا طرح بعض الأفكار حول حفظ وحماية التقارير حتى يمكن الوصول
إليها وعرضها بشكل سريع وسهل ومضمون بوقت واحد :
أهمية التوثيق في برامج النشاط الطلابي
1- التقارير المرئية : وأقصد بذلك هو نتاج أفلام الفيديو التي قمت
بتصويرها في المدرسة أثناء العام الدراسي ، على أن يتم صياغة هذا التقرير
بطريقة تقنية تستخدم فيها المسجل وجهاز الكمبيوتر وجهاز الفيديو وكاميرا
الفيديو لاستخراج تقرير مفصل عن أنشطة العام ، ويمكنك استخدام حركات
المونتاج والدبلجة الضوئية من خلال عدد من البرامج من أشهرها : MICROSOFT
POWER POINT أو WINDOWS MOVIE MAKER أو الأفضل منهما برنامج ADOBE
PREMIERE وغيرها من البرامج ، وإذا لم تكن قادرا على تصوير برامجك في
تقرير مرئي فاكتفِ بتصوير الحفل الختامي وبعض الأجزاء من المحاضرات
والزيارات مع بعض الطلاب .
2- التقارير الصوتية : إن وجود تقرير صوتي يسجل بأصوات الطلاب عبر شريط
إذاعي يعتبر فكرة رائعة ، وقد قامت ثانوية صقر قريش بحائل بإعداد شريط
إذاعي بأصوات الطلاب عن أهم برامج النشاط المدرسي وقد أعجب مشرفي النشاط
الذين زاروا هذه المدرسة بهذه الفكرة .
3- التقارير المكتوبة : وهي تمثل الجهد والجزء الكبير من الوقت إذ أنها هي
المرتكز الذي من خلاله تستطيع إنتاج التقارير المرئية أو الصوتية ، ويمكنك
عند صياغة التقرير مراعاة عدد من الأمور مثل :
1- حفظ التقارير على الورق : لا شك أن التقارير ستكتب على ورق لكن هذا
الورق سيكون عرضة للتلف في يوم ما إذا لم يجد رعاية خاصة وجوا مناسبا ،
ومناخا ملائما ، وقد يستحيل توفر هذه الأمور أحيانا ، لذا كان من الواجب
أن تعرف : ( 1 ) أن هناك أجهزة تسمى بـ STOARGE SYSTEM يتم ربطها بجهاز
الكمبيوتر ويخزن بها الأوراق على هيئة ملفات داخلية ويوجد بها ذاكرة ممتدة
مساحتها 512 كيلو بت وهي تؤمن للورق جو حفظ قوي ومقاوم للحرارة والحرائق
ليؤمن أقصى حماية للورق من التلف ( 2 ) أنصحك باستخدام ورق GLOSSY FILM
بدلا من الورق العادي إذ أن الورق العادي يتميز بميزة واحدة فقط وهي :
انخفاض الثمن ، ولكنه لا يضمن لك البقاء مثل الورق الآخر .
2- حفظ التقارير على الأقراص الضوئية : تعتبر الأقراص الضوئية وسيلة قوية
جدا لحفظ التقرير ، إضافة إلى أنها وسيلة سهلة جدا لاستخراج التقرير في أي
وقت ، كما أنه يتوفر أنواع من الأقراص الضوئية مقاومة للحرارة والضوء يمكن
التخزين عليها لتوفير حماية أكبر ، إضافة إلى ذلك فإن الأقراص الضوئية
تستطيع أن تخزن عليها مساحة 650 ميغابايت !! وهي مساحة ضخمة جدا مقارنة
بحجم التقرير ، ويمكن هنا لقسم النشاط الطلابي تخزين جميع تقارير المدارس
لعام دراسي واحد على قرص ضوئي واحد فقط .
3- حفظ التقرير على الأقراص الصلبة HARD DISK : وهي وسيلة رائعة لسرعة
استخراج التقرير في أي وقت ، ولكن أنصحك هنا أن تقوم بحفظ التقرير على
القرص الصلب باسم إنجليزي وليس باسم عربي ، لأنه لو تعرض جهازك لفيروس
فإنك لن تستطيع نسخ ملفاتك العربية من محث التشغيل DOS لكنك تستطيع نقلها
بكل سهوله إذا كانت محفوظة باسم لاتيني A- Z
الجمعة أغسطس 13, 2010 3:20 pm